Faktury z KSeF do Excela

Dlaczego faktury z KSeF są w XML?

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy w Polsce odbierają faktury od kontrahentów przez Krajowy System e-Faktur. Wystawianie w KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. dla największych firm, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych, a dla najmniejszych podatników od 1 stycznia 2027 r. Faktura w KSeF to plik XML w strukturze logicznej FA(3): same dane, bez wyglądu, przeznaczone dla programów księgowych.

Jeśli nie masz programu, który sam wczytuje faktury z KSeF, albo chcesz szybko sprawdzić koszty z miesiąca, potrzebujesz zestawienia w arkuszu.

Jak zrobić zestawienie faktur z KSeF w Excelu

1. W Aplikacji Podatnika KSeF, w bankowości internetowej z modułem KSeF albo w programie do faktur wybierz faktury zakupowe z danego okresu i pobierz je jako pliki XML lub paczkę ZIP.
2. Wrzuć pliki albo cały ZIP w pole powyżej. Każda faktura pojawi się w tabeli: numer, data, sprzedawca z NIP, netto, VAT, brutto.
3. Kliknij „Pobierz Excel”. Dostaniesz jeden plik z trzema arkuszami: faktury, pozycje i zestawienie VAT według stawek.

Co trafia do arkusza

Stawki VAT w zestawieniu

Struktura FA(3) podaje sumy osobno dla każdej grupy stawek. W arkuszu „Zestawienie VAT” każda grupa to osobny wiersz:

Faktury korygujące

Faktura korygująca (RodzajFaktury KOR, KOR_ZAL, KOR_ROZ) jest oznaczona w tabeli. Jej kwoty są pokazane tak, jak w pliku, czyli jako różnica, zwykle ze znakiem minus, więc suma w tabeli i w Excelu od razu uwzględnia korektę. Pozycje „stan przed korektą” są opisane w arkuszu pozycji.

Bez logowania i bez wysyłania plików

Narzędzie nie łączy się z KSeF i nie potrzebuje tokenu ani certyfikatu. Pliki są odczytywane przez JavaScript w Twojej przeglądarce i nie są nigdzie wysyłane. Możesz to sprawdzić: załaduj stronę, wyłącz internet i dopiero wtedy wrzuć pliki.